Maaari bang Balikan ng Mas Kaunting Pagpupulong ang Tahimik na Pagtigil? Sinasabi ng Pananaliksik na 'Oo'

Ang pangangailangan para sa "zero meeting" ay naging isang bargaining chip para sa mga empleyado na isinasaalang-alang ang isang pagbabago ng trabaho, ayon sa isang bagong pag-aaral mula sa software firm na Otter.ai at sa University of North Carolina sa Charlotte. Iniulat ng mga kalahok ang pagkakaroon ng napakaraming pagpupulong sa kanilang mga kalendaryo, na nagpaparamdam sa kanila ng "inis" at "nadidismaya."

Sa ibang balita…ang tubig ay basa.

Ang mga panloob na pagpupulong ay naging mahirap na lugar sa loob ng higit sa isang dekada, ngunit ang pagkilos na ginagamit ng mga empleyado sa gitna ng Mass Resignation ay dapat mag-udyok sa mga lider na muling suriin ang aspetong ito ng kanilang organisasyon. Bilang isang dalubhasa sa lugar ng trabaho na may ilang mga libro at a TED talk sa pagpapasimple, "zero meetings" ang naging sigaw ko sa loob ng maraming taon.

ADVERTISEMENT

Sa pamamagitan ng proseso ng pagsasaliksik Bakit Simpleng Panalo, natagpuan ko ang pagiging kumplikado sa lugar ng trabaho na nagmula sa dalawang mapagkukunan: ang organisasyon mismo at indibidwal na empleyado. Ang pagiging kumplikado ng organisasyon ay nauugnay sa mga regulasyon sa industriya, pati na rin ang bilang ng mga tao, hakbang, desisyon, at data point na kinakailangan upang makagawa ng isang bagay na makabuluhan sa iyong kumpanya. Halimbawa, ang bilang ng mga pag-apruba sa iyong proseso sa pag-hire o ang mga kinakailangan sa pagsunod para sa pamamahala ng data ng consumer sa UK o South Korea.

Ang indibidwal na pagiging kumplikado, sa kabilang banda, ay tumutukoy sa red tape na ginawa ng isang tao o isang solong org. Ang isang real-world na halimbawa ay ang VP na nagdaraos ng limang oras na lingguhang pulong o ang unit ng negosyo na may espesyal na kakayahan para sa mga PowerPoint na naglalaman ng 200-plus na mga slide.

Sa sarili mong kumpanya, ang mga pagpupulong ay naiimpluwensyahan ng kultura ng organisasyon gayundin ng mga indibidwal na namumuno at dumadalo sa kanila. Upang maalis ang pagiging kumplikado sa mga pulong na iyong pinamumunuan o dinadaluhan, sagutin ang sumusunod na anim na pahayag ng alinman sa "Patuloy," "Minsan," "Bihira" o "Hindi kailanman."

ADVERTISEMENT

1. Gumugugol ako ng 20% ​​o mas kaunti sa aking oras bawat linggo sa hindi produktibong mga pulong/tawag.

2. Pinapatakbo/hinihikayat ko ang aking pangkat na magpatakbo nang nasa isip ang pagpapasimple.

3. Ang mga pulong na aking pinamumunuan ay nagsisimula at nagtatapos sa oras.

4. Ang mga pagpupulong sa aking org ay may malinaw na layunin at agenda.

5. Mga mahahalagang tao lamang ang iniimbitahan sa mga pulong na dinadaluhan ko.

6. Kumportable akong tanggihan ang mga imbitasyon sa pagpupulong o italaga ang pagdalo sa ibang tao.

ADVERTISEMENT

Kalkulahin ang iyong kabuuan sa pamamagitan ng paggamit ng sumusunod na scorecard para sa bawat sagot:

· Pare-pareho = 0

· Minsan = 1 puntos

· Bihira = 2 puntos

· Hindi kailanman = 3 puntos

Kung tinangkad mo 1 hanggang 4 puntos, maghanap ng mga pagkakataon para pasimplehin ang mga pagpupulong sa iyong org. Sa ngayon, gumagana ang aspetong ito ng iyong pang-araw-araw ngunit kahit isang sagot na "Hindi kailanman" o "Bihira" ay lumilikha ng pagiging kumplikado. Suriin ang lugar na iyon at itama ang kurso ngayon upang maiwasan ang kontaminasyon sa iba pang aspeto ng negosyo.

ADVERTISEMENT

Kung ang kabuuan mo ay 5 hanggang 9 puntos, ang mga pagpupulong sa iyong org ay nagpapakita ng mga sintomas ng pagiging kumplikado at kung hindi masusuri, malamang na kumalat sa iba pang mga aspeto ng mga operasyon. Pag-isipang magsagawa kaagad ng pag-audit ng pulong para matukoy kung aling mga pagpupulong ang mahalaga — at alin ang dapat itapon sa lawa ng apoy.

Kung nakapuntos ka 10 hanggang 14 puntos, ang mga pagpupulong ay isang pangunahing pinagmumulan ng pagiging kumplikado. Malamang na ang isyu ay lumampas sa iyong org at umaabot sa buong kumpanya. Sa pagiging kumplikado na nakakaapekto sa lahat mula sa mga pagpupulong sa katayuan at mga sesyon ng brainstorming hanggang sa pagpaplano at paggawa ng desisyon, ang iyong kumpanya ay malamang na natigil sa unang gamit sa maraming larangan.

Sa wakas, kung kinakalkula mo ang kabuuan ng 15 o higit pang mga, ang mga pagpupulong ay umabot sa mga mapanganib na antas ng pagiging kumplikado. Kahit na ang mga mapagkukunan ng kumpanya ay nasasayang sa isang nakababahala na bilis, tinanggap ng mga empleyado ang status quo. Ang mga tao ay nagbitiw sa mentalidad ng tahimik na pagtigil o aktibong sinusubukan nilang sabotahe ang mga ahente ng pagbabago. Sa alinmang paraan, ang estado ng iyong mga pagpupulong ay nangangailangan ng agarang atensyon.

ADVERTISEMENT

Ngayon, ibahagi ang anim na pahayag at diagnosis sa iyong mga team at hilingin sa kanila na bumuo ng mga malamang na dahilan kung bakit na-hijack ng kumplikado ang mga pulong — at mag-alok ng mga ideya para sa pagpapasimple. Mag-iskedyul ng session para talakayin ang parehong mga dahilan at solusyon, na dapat makuha sa isang whiteboard.

Pagkatapos pagdebatehan ang pagiging posible ng mga solusyon, bumoto kung alin ang tatlo ang ipapatupad kaagad — at gawin ito. Maaaring kabilang sa mga halimbawa ng mga solusyon ang "limitahan ang mga pagpupulong sa walo o mas kaunting mga dadalo" o "bawat imbitasyon sa pagpupulong ay dapat may kasamang agenda" at "mag-commit sa mga Biyernes na walang meeting." Para maiwasan ang pagbabalik sa negosyo gaya ng dati, isaalang-alang ang paggawa ng meeting mantra na may ganitong mga inaasahan at ibahagi ito sa buong kumpanya.

Kung kailangan mong patunayan ang bagong diskarte na ito sa mas malaking negosyo, magsama ng paalala na mahal ang mga pagpupulong. Ang pagbabawas o pag-aalis ng mga hindi kinakailangang pagpupulong ay hindi lamang magpapabuti sa moral ng empleyado at magpapalakas ng pagpapanatili, ito rin tumutulong sa mga organisasyon na mabawasan ang mga gastos. Para sa mga kumpanyang may 100 empleyado, ang matitipid ay humigit-kumulang $2.5M sa isang taon at para sa mga kumpanyang 5000, ang bilang ay tumataas sa higit sa $100M.

ADVERTISEMENT

Ang pagsusuri kung paano isinasagawa ang mga pagpupulong sa iyong org — at ang pag-aalis sa mga nalampasan na ng kanilang pagiging kapaki-pakinabang — ay maaaring makatulong na mapanatili ang mga empleyado at idirekta ang negosyo patungo sa mas mataas na produktibidad. Hikayatin ang iyong koponan na tanggihan ang anumang pagpupulong nang walang malinaw na layunin, gumagawa ng desisyon o agenda at gantimpalaan ang mga empleyado na patuloy na nagpapakita ng katapangan sa larangang ito. Ipagpatuloy ang pagtatanong sa mga bagong pagpupulong at pag-streamline ng mga kasalukuyang pagpupulong at masasaksihan mo ang pagbabago mula sa tahimik na paghinto at patungo sa isang mas matalinong, mas simpleng paraan upang magtrabaho.