Para sa Mabisang Tono ng Komunikasyon (Surprise!) Pinakamahalaga: 5 Istratehiya Para sa Epektibo

Alam mo na ang komunikasyon ay kritikal sa iyong kredibilidad at pagiging epektibo, ngunit tulad ng napakaraming bagay sa nakalipas na ilang taon, ang kahalagahan nito ay tumaas at ang kalikasan nito ay nagbago. Sa hybrid at remote na trabaho, lumilikha ang distansya ng pangangailangan na makipag-usap sa mga bagong paraan at may higit na diin sa pagsulat at mga asynchronous na diskarte.

Kawili-wili, komunikasyon nag-aambag sa kalusugan ng isip, pagiging kasama, kumpiyansa, pagpapanatili at kultura. At isang elemento ng komunikasyon ang namumukod-tangi: tono. Kung paano naka-frame ang iyong mensahe at kung paano ito nakikita ng mga tatanggap ay maaaring gumawa ng lahat ng pagkakaiba sa iyong tagumpay at sa kanila.

Binabawasan ng Komunikasyon ang Distansya

Mga bagong pagkakataon sa magtrabaho malayo sa opisina, mula sa malalayong lokasyon at mula sa malayo ay na-highlight ang mga epekto ng komunikasyon. Ayon sa bagong datos mula sa Grammarly at ang Harris Poll, 82% ng mga manggagawang may kaalaman ang nagsasabing ang pagtatrabaho sa malayo ay nagpapataas ng pangangailangan na maging isang mas mahusay na tagapagbalita.

Bilang karagdagan, ang mga tao ay nagpupumilit na manatiling konektado sa mga kasamahan at 45% ng mga empleyado ang nagsasabing ang kanilang mga personal na koneksyon ay nagdusa batay sa hybrid na pagtatrabaho. Nag-iiba-iba ang karanasang ito ayon sa henerasyon, kung saan 59% ng Gen Z, 48% ng Millennials, 45% ng Gen X at 28% ng Baby Boomers ang nagsasabi ng ganoon din.

Ganap na 62% ng mga manggagawa ang nagsasabing ang mas mahusay na mga kasanayan sa komunikasyon ay kinakailangan upang mapangalagaan ang pagkakaiba-iba at pagsasama. Ito ay totoo lalo na para sa 75% ng mga manggagawa na kinikilala bilang neurodivergent—na nag-uulat ng hindi epektibong komunikasyon ay isang hadlang sa pagsasama habang 64% lamang ng mga neurotypical na respondent ang sumasang-ayon. At 77% ng mga taong ang Ingles ay isang pangalawang wika (ESL) ay nag-uulat na ang hindi epektibong komunikasyon ay isang hadlang kumpara sa 68% ng mga kung saan ang Ingles ang kanilang pangunahing wika.

Ngunit ang mahusay na komunikasyon ay lumilikha din ng isang positibong karanasan sa trabaho na may 52% ng mga manggagawa na nagsasabing ang asynchronous na komunikasyon ay ginagawang mas flexible ang kanilang trabaho, 42% ang nag-uulat na sila ay mas produktibo at 34% ang nagsasabing sila ay nakakaramdam ng higit na pakiramdam ng pagsasama. Bilang karagdagan, ang epektibong komunikasyon ay tinitingnan bilang dahilan para sa pagtaas ng kasiyahan sa trabaho para sa 56% ng mga respondent at pinahusay na relasyon sa mga kasamahan para sa 54%.

Tono at Kumpiyansa

Maraming salik sa epektibong komunikasyon—mula sa nilalaman at tono hanggang sa empatiya, mode at plataporma—ngunit ang tono ay tila kritikal lalo na. Sa katunayan, 53% ng mga manggagawa sa kaalaman ang nagsasabi na ang tono ay mas mahalaga kaysa sa nilalaman ng komunikasyon. Ngunit 71% ay nahihirapan sa pagpili ng mga tamang salita upang maiwasang masaktan ang iba at 56% ay hindi sigurado sa paghahanap ng tamang tono para sa kanilang komunikasyon.

Malaki ang epekto ng tono sa kung gaano kahusay nagtutulungan ang mga tao. Kung ang komunikasyon ay may positibong tono,

• 62% ang tumugon nang mas mabilis
• 57% ay mas tumutugon sa mga kahilingan sa hinaharap
• 48% ang tumutugon sa alalahanin o ginagawa ang trabaho sa mas mataas na kalidad
• At 59% ang mas positibong nakikita ang nagpadala

Para sa mga nasa iba't ibang opisina sa loob ng US, o sa iba't ibang opisina sa labas ng US o ganap na malayo, ang bawat isa sa mga porsyentong ito ay tumataas sa pagitan ng 3% at 11%.

Paglikha ng Tamang Tono

Ang paghahanap ng tamang tono ay isang maselang proseso at isang mainam na halo ng iba't ibang elemento ng komunikasyon. Narito kung paano gawing tama ang balanse.

#1 – Maging Business-like pero Friendly

Ang isa sa mga unang paraan upang mahanap ang tamang tono ay ang maging parang negosyo, ngunit palakaibigan din. Kakailanganin mong mahasa ang diskarteng ito para sa iyong kultura at sa iyong tungkulin, ngunit sa pangkalahatan, pinahahalagahan ng mga tao ang isang pagbati sa halip na sumisid mismo sa iyong nilalaman. At isang komento tulad ng "Sana ay maayos ka" o a maikling pagkilala sa panahon o panahon maaaring magbigay ng positibong runway para sa isang palitan ng negosyo.

Gusto mong maging maikli, at lalo na gamitin ang mga taktika sa isang unang mensahe na nagbubukas ng isang paksa. Ngunit pagkatapos ay gugustuhin mong tumuon sa negosyong nasa kamay nang hindi masyadong pormal. Ihambing ang iyong pinakamahusay na komunikasyon sa isang kaswal na wardrobe ng negosyo kung saan hindi ka nagpapakita sa iyong sweatpants, ngunit hindi ka rin nakasuot ng three-piece suit. Nakatuon ka sa mga kinalabasan na kailangan mong makamit ngunit may positibong boses.

#2 – Maging Tiwala ngunit Hindi Mayabang

Sa iyong pakikipag-usap, magiging pinakamabisa ka kapag binalanse mo ang pagtitiwala sa kababaang-loob. Maging malinaw at magkaroon ng pananaw, ngunit humingi din ng input kapag naaangkop. Sa iyong tono, ipaalam sa nagpadala na mayroon kang sariling mga pananaw, ngunit pinahahalagahan mo rin ang sa kanila, dahil alam mong wala ka ng lahat ng sagot.

#3 - Maging Concise ngunit Hindi Curt

Gugustuhin mong makarating sa punto sa iyong komunikasyon sa negosyo, ngunit iwasang maging maikli o malupit. Magbigay ng konteksto at huwag ipagpalagay na alam ng mga tao ang background ng iyong komunikasyon—maliban kung sigurado kang alam nila. I-edit ang iyong komunikasyon bago ka magpadala para makapagbigay ka ng sapat na detalye nang hindi mabigla ang mambabasa.

Maging malinaw din tungkol sa kung ano ang iyong hinihiling. Isaalang-alang ang pagpunta sa punto nang maaga sa iyong komunikasyon at pagkatapos ay magbigay ng higit pang detalye o background sa huling bahagi ng mensahe.

Minsan ang hindi mo isinasama ay kasinghalaga ng iyong ginagawa—kaya maging mapili sa iyong sasabihin at isama ang mga pinakamahalagang elemento ng nilalaman. Bilang karagdagan, huwag masyadong gamitin ang nakasulat na salita. Kung ang isang nakasulat na sulat ay tatagal ng higit sa limang minuto upang basahin, magsama ng higit sa limang puntos o nangangailangan ng higit sa limang volleys, ito ay malamang na mas mahusay bilang isang mabilis na tawag o verbal exchange.

#4 - Maging Mapilit ngunit Hindi Emosyonal

Kapag nakaramdam ka ng masigasig tungkol sa isang paksa o kung ikaw ay galit o bigo, lalo na mag-ingat sa iyong tugon. Gusto mong maging mapilit sa paggawa ng kaso para sa isang bagay kapag tama ang sitwasyon, ngunit iwasan ang pagiging defensive, emosyonal o galit sa tono mo. Kung pakiramdam mo ay lalo kang nasisingil, maaari mong isaalang-alang ang paghihintay ng ilang oras bago pindutin ang ipadala o kahit na matulog dito bago mo ilunsad ang iyong tala.

#5 – Maging Tunay ngunit Hindi Nag-iingat

Higit sa lahat, gugustuhin mong maging iyong sarili sa iyong komunikasyon—kasabay nito ay maasikaso ka sa kung ano ang magiging pinaka-maimpluwensyahan sa (mga) tatanggap ng iyong komunikasyon. Para sa isang taong masyadong batay sa data, gugustuhin mong ipakita ang ebidensya, o para sa isang taong mas sensitibo maaari kang gumastos ng dagdag na pangungusap sa isang warm-up line. Ngunit huwag lumampas sa dagat, at gawin siguraduhin na ikaw ay tunay. Isaalang-alang kung paano matatanggap ang iyong komunikasyon at kung paano pinakagustong marinig ng tatanggap at pinakamahusay na nauunawaan ang impormasyon.

Isa itong Himala

Mahusay na komunikasyon maaaring bumuo ng mga relasyon at pagandahin ang iyong kredibilidad, ngunit nahaharap ka sa maraming hadlang. Gumagamit ka ng salita na negatibong binibigyang kahulugan ng ibang tao. Naglalayon ka ng isang tono na mali ang pagkabasa ng tatanggap. Inaantala mo ang iyong tugon, at ang iyong kasamahan ay gumagawa ng mga maling pagpapalagay tungkol sa kung bakit mo ginawa iyon. At sa nakasulat na komunikasyon, kulang ka sa lahat ng mga pahiwatig at pahiwatig na hindi pasalita. Medyo isang himala na nakakapag-usap tayo kapag pinag-iisipan mo ang mga hadlang.

Ngunit nakakatulong ang intensyonalidad. Kapag naglaan ka ng oras upang makipag-usap nang maayos, isaalang-alang ang iyong madla at muling basahin at i-edit, aani ka ng mga benepisyo.

Bilang karagdagan, kapag ikaw ang tatanggap ng komunikasyon, maaari mo ring bigyan ang nagpadala ng benepisyo ng pag-aalinlangan—alam ang mga hadlang, maaari kang tumingin sa kabila ng mga literal na salita at makinig para sa mga positibong intensyon.

Ang Layunin ay Hindi Pareho sa Epekto

Narinig mo na ang layunin ay hindi katumbas ng epekto at iyon ay totoo lalo na sa nakasulat na komunikasyon, asynchronous na komunikasyon at distansyang komunikasyon. Ngunit sulit na gumawa ng pagsisikap upang makabuo ka ng mga relasyon, bumuo ng iyong kredibilidad at magtagumpay nang mahusay sa iyong trabaho.