Inilunsad lang ng Google ang Simplicity Sprints. Narito ang Iyong DIY na Bersyon

Sa huling bahagi ng Hulyo, Inihayag ng Google ang una nitong Simplicity Sprint, na naglalayong "mas mahusay na mga resulta sa mas kaunting oras." Ayon kay CEO Sundar Pichai, ang Simplicity Sprints ay makikipag-ugnayan sa mga empleyado tungkol sa pagtatrabaho nang may mas malinaw at kahusayan; pagtukoy kung aling mga speed bump ang maaaring alisin para sa mas mahusay, mas mabilis na mga resulta; at kung paano gumawa ng isang entrepreneurial na diskarte sa pag-aalis ng basura.

Karamihan sa atin ay hindi pinapasimple ang sarili nating gawain dahil hindi natin alam kung saan magsisimula. Ano ang dapat mong pasimplehin muna? At paano ka maglalaan ng oras para gawin ito? Gayundin, paano mo malalaman kung ano ang corporate red tape kumpara sa trabaho na pinapayagan kang baguhin?

Tinanong ko ang mga parehong tanong na ito isang dekada na ang nakakaraan nang magsimula akong mag-interbyu sa mga tao sa buong mundo kung ano ang nangyari Bakit Simpleng Panalo. Nakakagulat, nakatagpo ako ng napakakaunting mga solusyon sa pagiging kumplikado sa lugar ng trabaho. Maliban sa pamamaraan ng software Agile at Lean Six Sigma — kasingkahulugan ng malalaking tagagawa noong dekada '90 — ang mga organisasyon ay walang maraming opsyon para sa pagpapasimple.

Ngayon, hindi mo na kailangan ng hukbo ng mga tagapamahala ng proyekto o mga mamahaling consultant para pasimplehin ang iyong araw ng trabaho. Ang kailangan mo lang ay ang pagnanais na gumawa ng pagbabago — at isang pagpayag na subukan ang mga DIY sprint sa ibaba.

1. Pasimplehin ang anumang form/dokumento/ulat na nangangailangan ng higit sa 30 minuto o tatlong empleyado. Aling mga dokumento, form o ulat ang nakakapagod ng oras para sa iyong org? Alam mo ba kung may iba pang mga koponan na duplicate ang parehong pagsisikap o data? Humanap ng mga agarang pagkakataon upang pasimplehin sa pamamagitan ng paglilista ng bawat form/dokumento/ulat na tumatagal ng higit sa 30 minuto o nangangailangan ng higit sa tatlong miyembro ng koponan upang makumpleto.

Mula dito, magpasya kung alin sa mga gawaing ito ang maaaring i-streamline, i-pause o alisin. Kung kailangan mo ng buy-in mula sa isang mas mataas, gumamit ng solution-driven na wika para i-frame ang iyong kahilingan (ibig sabihin, "ang pagbabagong ito ay magbibigay-daan sa aming team na maglaan ng X na bilang ng lingguhang oras sa mga madiskarteng layunin tulad ng Y o Z"). Kung walang makaligtaan ang gawain sa susunod na quarter at walang negatibong epekto, kumilos upang tanggalin ito nang tuluyan.

2. Hikayatin at gantimpalaan ang mga empleyado na gumagawa ng mga workaround na nagpapasimple sa isang nakakadismaya na proseso o nakakaubos ng oras na gawain. Kapag ang aming mga empleyado ay gumawa ng mga solusyon, ito ay isang senyales na ang isang proseso o sistema ay nagpapabagal sa kanilang daloy ng trabaho. Ipagpalagay na walang kalusugan o kaligtasan ng sinuman ang nalalagay sa panganib, ako ay isang malaking tagahanga ng mga workarounds. Umiiral ang mga ito sa intersection ng simplification at innovation bilang mga pagkakataon para bigyang kapangyarihan ang mga miyembro ng team at mapahusay ang produktibidad ng organisasyon.

Upang simulan ang pag-alis ng mga bottleneck at nagbibigay ng reward sa mga nagpapasimple sa iyong negosyo, mag-anunsyo ng buwanang paligsahan para sa pinakamabisang solusyon. Mag-imbita ng mga tao mula sa bawat lugar at antas ng iyong kumpanya — at alisin ang mga pangalan/unit ng kalahok sa mga isinumite upang maiwasan ang pagkiling ng mga hukom. Ang pamantayan para sa "pinakamabisa" ay mag-iiba ayon sa iyong industriya at laki ng org, ngunit tiyaking ang reward para sa mga workaround ay talagang mag-udyok sa iyong mga empleyado.

3. Mag-host ng lingguhan o buwanang mga sesyon sa pagpapasimple. Anyayahan ang mga empleyado at pamunuan na handang tumukoy ng isang gawain, pagpupulong o proseso na hindi kailangang kumplikado o kalabisan. Ang layunin ay alisin, i-outsource o gawing simple ang karamihan sa mga gawaing ito hangga't maaari sa panahon ng session. Isaalang-alang ang pagdaraos ng mga pagtitipon na ito sa lugar bilang isang 4PM na happy hour — ang libreng beer at meryenda ay malamang na humihikayat ng pakikilahok — o iiskedyul ang mga ito sa ang gintong oras para sa iyong mga ipinamahagi na koponan.

Nais ng bawat organisasyon ang mas mahusay na pagganap. At ang pagiging simple ay ang iyong landas pasulong. Simula sa tatlong taktika sa itaas, maaari mong simulan ang pag-ukit ng pagiging kumplikado at paglikha ng espasyo para sa mas makabuluhang gawain. Hindi lamang maaari mong isagawa ang mga sprint na ito nang halos, nang personal o hybrid, maaari mong ipagpalit ang mga ito para sa mga hindi produktibong pagpupulong o mga ulat na inalis mo at ng iyong koponan.