Ang isang VDR — virtual data room — ay hindi isang bagong tool sa mga may-ari ng negosyo, at ang mga benepisyo ng paggamit nito ay tiyak na hindi bago sa mga dealmaker. Ito ay dahil ang mga virtual na data room ay nagbibigay-daan sa bawat deal sa negosyo na maging maayos at i-promote ang mga interes ng kumpanya, habang nakakatipid ng mga gastos at pagsisikap.
Ang isang virtual data room — tinatawag ding electronic data room — ay ang pinakamahusay na paraan upang palakasin ang mga pagpapatakbo ng negosyo ng iyong kumpanya. Nakakatulong ang mga data room na bawasan ang mga gastos, ayusin ang mga dokumento at data, at i-streamline ang mga negosasyon sa mga kawani at kliyente.
Ang data room software ay isang mahusay na tool na nagbibigay-daan sa maraming partido na magbahagi ng mahalagang impormasyon tungkol sa isang deal sa negosyo sa pamamagitan ng isang naka-encrypt at secure na koneksyon sa web. Ito ay isang perpektong opsyon para sa transaksyonal na gawain dahil maaari mong ibahagi ang impormasyon at magkaroon ng kontrol sa kung sino ang maaaring mag-access, mag-print, o mag-edit ng mga dokumento.
Ito ay isang maikling panimula lamang sa mga data room at ang kanilang maraming benepisyo sa mga tuntunin ng seguridad. Tuklasin pa namin kung ano ang iba pang mga pakinabang at feature na maiaalok ng mga data room.
Mga pakinabang ng paggamit ng virtual data room
Gaya ng nakasaad sa itaas, napakaraming benepisyo ang kaakibat ng paggamit ng data room software at ito ang dahilan kung bakit ginagamit ito ng maraming negosyo upang mag-imbak ng kumpidensyal na impormasyon at mga kasunduan.
Ang ilan sa mga benepisyo ng paggamit ng online data room software ay kinabibilangan ng mga sumusunod.
Binibigyang-daan ka nitong magtrabaho nang mas mahusay
Ang isa sa mga makabuluhang benepisyo ng paggamit ng mga serbisyo ng data room para sa iyong mga deal sa negosyo ay ang pagbabawas ng mga ito sa iyong workload, na nagbibigay-daan sa iyong magtrabaho nang mas mahusay. Sa mga virtual data room, makakamit mo ang maraming bagay na magiging kapaki-pakinabang sa iyong mga tauhan at kliyente.
- In-built na paghahanap. Nagtatampok ang isang virtual data room ng isang in-built na paghahanap function upang ang sinumang naghahanap ng isang file ay madaling maghanap para dito kung alam nila ang pangalan ng kanilang hinahanap. Sa ganitong paraan, nababawasan ang oras na ginamit sa paghahanap ng mga file.
- Mga real-time na notification. Ang sinumang may access sa software ng data room ay palaging mapapanatiling napapanahon. Halimbawa, kung ang isang bagong dokumento ay idinagdag sa online na data room software, sila ay ipaalam sa pamamagitan ng mga alerto sa email.
- Log ng audit. Gaya ng nakasaad sa itaas, magkakaroon ka ng kontrol sa at magagawa mong subaybayan kung sino ang nakipag-ugnayan o tumingin sa mga dokumento sa virtual data room. Makakatulong ito upang maiwasan ang mga paglabag sa seguridad at panatilihin kang updated sa lahat ng oras.
- Seksyon ng Q&A. Nagtatampok ang electronic data room ng Q&A system na nagbibigay-daan sa mga kawani at kliyente na makipag-usap. Tinitiyak din nito na ang lahat ng mga komunikasyon ay naka-encrypt at naitala sa isang lugar.
Pinapadali nitong ayusin at ipamahagi ang mga dokumento
Ang isa pang benepisyo ng paggamit ng mga virtual data room ay ang pag-aayos at pamamahagi ng mga dokumento nang madali. Kapag gumagamit ng modernong data room software, lahat ng dokumento ay isasaayos isang hierarchical na istraktura para madali mong ma-access ang mga ito.
Gayundin, nag-aalok ang modernong virtual data room provider ng isang malinaw na pagtingin sa mga file at dokumento na maaaring suriin ng sinumang panlabas o panloob na gumagamit. Ipapaalam din sa iyo ng software ng data room kung kailan tiningnan ang file na ito — maa-access mo ang bawat piraso ng impormasyon.
Ang mga gumagamit ay magagawang magdagdag ng mga tala at keyword sa mga file at folder. Panghuli, hindi mo kailangang naka-log in para malaman kung ano ang nangyayari sa VDR. Lagi mong makukuha naka-iskedyul na mga ulat sa pamamagitan ng mga alerto sa email.
Pinapabuti ng mga virtual data room ang seguridad
Isa sa mga pangunahing dahilan kung bakit hinahanap ng mga may-ari ng negosyo ang pinakamahusay na mga provider ng virtual data room ay dahil sa seguridad na inaalok nila. Ang mga virtual data room ay nagbibigay sa mga user ng higit na kontrol sa kanilang kumpidensyal na impormasyon, kaya walang mga problema sa pag-leak, maling paggamit, o pagkopya ng mga file.
- Mga butil na pahintulot sa pag-access. Magagawa mong paghigpitan kung ano ang magagawa ng bawat partido sa bawat file — mapipili mo kung sino ang makakapag-print ng mga file, ma-access ang mga ito, atbp.
- Pagkuha ng access sa dokumento. Magagawa mong i-record at subaybayan kung ano ang ginagawa ng bawat user sa iyong VDR at bawiin ang pag-access sa dokumento (magagawa mo ito kahit na binuksan ng isang user ang dokumento).
- Mga digital na watermark. Depende sa virtual data room na iyong ginagamit, makakapagdagdag ka personalized na mga watermark sa iyong mga dokumento upang makatulong na maiwasan ang mga problema sa pagkopya ng mga file.
Kung sabik kang malaman ang higit pa tungkol sa mga tampok na panseguridad na ibinibigay ng bawat virtual data room, magagawa mo matuto nang higit pa dito.
Bakit mo dapat isaalang-alang ang isang VDR para sa iyong kumpanya
Maraming dahilan kung bakit dapat mong isaalang-alang ang isang virtual data room para sa iyong kumpanya at mga deal sa negosyo; ang ilan ay nakalista sa ibaba.
- Makakatulong ang paggamit ng VDR para sa iyong mga deal sa negosyo magtanim ng kumpiyansa v v, anuman ang sinusubukan mong makamit.
- Ang paggamit ng pinakamahusay na virtual data room provider ay makakatulong sa bawasan ang mga gastos. Hindi mo kakailanganing gumastos sa napakaraming bagay dahil madali mong makakamit ang mga ito sa pamamagitan ng VDR. Binabawasan nito ang dami ng mga papeles na kakailanganin mong hawakan.
- Karaniwan ang isang virtual na data room madaling isinama sa iba pang mga system, na isa pang dahilan kung bakit ito ay isang mahusay na pagpipilian, lalo na para sa mga kumpanyang nakikitungo sa kumpidensyal na impormasyon.
- Ang VDR ay isang consumer-friendly na teknolohiya na magbibigay-daan sa iyo magsagawa ng maraming gawain tulad ng pagbabantay sa iyong data, pag-iimbak ng mga dokumento, pag-bersyon ng mga dokumento, at pamamahala sa access ng bawat kawani sa hypersensitive at kumpidensyal na data.
Ano ang dapat isaalang-alang kapag pumipili ng software ng data room
Maraming vendor ng data room, at ang pagpili ng pinakamahusay na mga provider ng data room ay maaaring medyo mahirap dahil gusto mo ang pinakamahusay para sa iyong deal sa negosyo. Kapag inihambing mo ang mga virtual data room, kailangan mong isaalang-alang ang dalawang pangunahing bagay:
- Seguridad: Nagbibigay ba ang VDR ng sapat na seguridad upang maprotektahan ang iyong data?
- Ang iyong mga inaasahan: Ang VDR ba ay may mga tampok na kailangan para makamit ang iyong mga pangangailangan?
Kapag nasagot mo na ang mga tanong sa itaas, tiyak na mahahanap mo ang pinakamahusay na mga provider ng data room at masisiyahan ang lahat ng feature na nakalista sa itaas.
Konklusyon
Sa bawat benepisyong nakasaad sa itaas, walang duda na ang isang virtual na data room ay ang pinakamabisang paraan upang pangasiwaan ang mga deal sa negosyo, lalo na sa digital age na ito. Umaasa kami na ngayon ay alam mo na ang lahat tungkol sa mga benepisyo ng paggamit ng VDR at kung bakit ito kinakailangan para sa iyong kumpanya.
Pagtanggi sa pananagutan: Ang anumang impormasyong nakasulat sa press release na ito o naka-sponsor na post ay hindi bumubuo ng payo sa pamumuhunan. Ang Thecoinrepublic.com ay hindi, at hindi mag-eendorso ng anumang impormasyon sa anumang kumpanya o indibidwal sa pahinang ito. Hinihikayat ang mga mambabasa na gumawa ng sarili nilang pagsasaliksik at gumawa ng anumang aksyon batay sa sarili nilang mga natuklasan at hindi mula sa anumang nilalamang nakasulat sa press release na ito o naka-sponsor na post. Ang Thecoinrepublic.com ay at hindi mananagot para sa anumang pinsala o pagkawala na dulot ng direkta o hindi direktang paggamit ng anumang nilalaman, produkto, o serbisyo na binanggit sa press release o naka-sponsor na post na ito.
Para sa pag-publish ng mga artikulo sa aming website makipag-ugnayan sa amin sa pamamagitan ng email o isa sa mga account na binanggit sa ibaba.
- Alamin ang Tungkol sa Mga Benepisyo ng Paggamit ng VDR at Bakit Dapat Mo Ito Isaalang-alang – Enero 2, 2023 3:55 am EST
- Nakaipon ang mga pating ng $83 milyon Cardano (ADA) sa loob ng 6 na linggo, Nangungunang Solana (SOL) NFT Collections Migrate to Polygon (MATIC), ang Snowfall Protocol (SNW) ay nagbebenta ng 200 milyon+ na token sa loob ng 2 buwan – Disyembre 31, 2022 7:59 am EST
- Plano ng Cardano (ADA) na maglunsad ng bagong blockchain na nakasentro sa privacy, nangungunang koleksyon ng Solana NFT upang ilipat sa Polygon (MATIC), ang Snowfall Protocol (SNW) ay umabot sa 400% na mga nadagdag – Disyembre 30, 2022 4:09 am EST