Pamamahala ng Paggastos vs. Pagkuha ng ERP

Sinuri ng GEP at ng North Carolina State University (NCSU) Supply Chain Resource Cooperative ang mga propesyonal sa supply chain, procurement, at IT sa iba't ibang industriya para magkaroon ng insight sa kanilang mga priyoridad at estratehiya tungkol sa supply chain resilience at optimization. Ang mga resulta ng survey ay nagmumungkahi ng isang serye ng mga maling pagkakahanay kung saan ang mga gaps sa proseso, teknolohiya at daloy ng impormasyon ay maaaring maging isang drag sa pagiging produktibo at pag-optimize. Sa mga propesyonal na na-survey, nakita ng 59% ang agwat sa pagitan ng procurement/sourcing at supply chain bilang isang malaking disconnect, at ang pinakamabigat na sakit.

Ngunit ang pananaw ng isang tunay na pinagsama-samang supply chain ay napatunayang mahirap matanto. Ang isang multi-enterprise supply chain network (MSCN) ay isang pangunahing teknolohiya para sa pinahusay na pakikipagtulungan sa isang pinahabang supply chain. Ang MSCN ay isang collaborative na solusyon para sa mga proseso ng supply chain na binuo sa isang pampublikong cloud – many-to-many na arkitektura – na sumusuporta sa isang komunidad ng mga trading partner at third-party na data feed. Ang mga solusyon sa MSCN ay nagbibigay ng visibility ng supply chain, mga application na nakabatay sa network, at analytics ng network sa isang pinahabang supply chain.

Ang mga network ay may mga natatanging pakinabang pagdating sa onboarding ng supplier, komunikasyon, pamamahala ng kasosyo, at makapagbigay ng natatanging analytics. Kadalasan, mas malaki ang bilang ng mga kalahok sa industriya sa isang network, mas mahusay ang solusyon.

Gumagamit ng Mga Solusyon sa Pamamahala ng Paggastos sa isang Network

Ang MSCN market ay binubuo ng iba't ibang uri ng mga solusyon. Isang uri ng solusyon ang pamamahala sa paggastos sa negosyo. Kabilang sa mga supplier ng pangunahing pamamahala ng gastos ang GEP, Coupa, at Jaggaer.

Ayon sa kahulugan ng ARC, kapag ang solusyon sa pamamahala ng gastos sa negosyo ay ginagamit para sa direktang pagkuha ito ay isang MSCN. Ang mga hindi direktang materyales ay hindi nakikita bilang makabuluhan sa pamamahala ng supply chain. Sa pagkuha, ang mga problemang nauugnay sa mga direktang materyales ay mas mahalaga, at mas mahirap, kaysa sa mga komplikasyon na pumapalibot sa mga hindi direktang materyales. Ang direktang materyal ay isang hilaw na materyal, bahagi, o pagpupulong na direktang ginagamit sa proseso ng pagmamanupaktura.

Ang mga application sa pagkuha na naninirahan sa isang ERP at mga solusyon sa pamamahala ng gastos sa negosyo ay gumagawa ng halos katulad na mga bagay. Halimbawa, ang isa sa mga pangunahing desisyon na kailangang gawin ng isang tagagawa ay kung patuloy silang bumili ng mga produkto mula sa isa sa kanilang mga supplier. Ang parehong ERP based procurement at spend management solution ay may master data ng supplier. Kasama sa data na ito ang mga bagay tulad ng pangalan ng kumpanya, address ng punong-tanggapan, kung saan matatagpuan ang mga pabrika, kung ang kumpanya ay pag-aari ng minorya, kung ang kumpanya ay maayos sa pananalapi, at kung ito ay legal na makipagkalakalan sa kumpanya.

Sa pinakasimpleng antas, maaaring tanungin ng isang mamimili ang isang supplier kung napapanahon pa rin ang impormasyong mayroon sila. Halimbawa, minority owned company ka pa rin ba? Kung hindi napapanahon ang impormasyon, maaaring magpasya ang isang mamimili na huwag makipagnegosyo sa supplier hanggang sa ma-update at ma-verify ang data.

Ang mga solusyon sa pagkuha ay madalas na ina-update sa biniling impormasyon. Halimbawa, ang Dun & Bradstreet (D&B) ay nag-publish ng mga ulat tungkol sa pagiging mapagkakatiwalaan ng mga kumpanya. Katulad nito, nagbibigay si Descartes ng solusyon na tinatawag na Denied Party Screening. Ang tinanggihan na screening ng partido ay nagbibigay ng listahan ng mga kumpanyang ilegal na makipagnegosyo.

Parehong mga solusyon sa pagkuha mula sa mga kumpanya ng ERP tulad ng OracleORCL
o Infor – o mga solusyon sa pamamahala ng gastusin sa negosyo – ay maaaring makatulong sa mga kumpanya na ipatupad ang mga desisyon ng supplier na ito sa pagkukunan. Nagbibigay-daan ang mga solusyong ito sa mga kumpanya na mag-import ng mga real-time na third-party na feed ng impormasyon mula sa mga organisasyong sumusubaybay sa mga bagay tulad ng kung pagmamay-ari ng minorya ang isang supplier, nagtatrabaho ng mga bata, o may hindi ligtas na kondisyon sa pagtatrabaho sa kanilang mga pabrika. Ang ilang impormasyon – halimbawa, taya ng panahon sa isang kumpanyang minorya na pag-aari – ay ina-update minsan sa isang taon. Ngunit maraming impormasyon sa mga supplier ang kailangang i-update nang maraming beses sa isang taon.

Paano kung ang isang kumpanya ay hindi dapat nakikipagnegosyo sa mga may problemang supplier? Ang supplier na iyon ay maaaring ilagay sa "hold." Mayroong ilang mga uri ng hold, ngunit sa Oracle ang setting na 'Hold all new purchasing documents' ay humihinto sa kakayahang maglabas ng anumang bagong purchase order sa isang partikular na site ng supplier. Katulad nito, para sa mga solusyon sa pamamahala ng paggastos ang purchase order ay maaaring ihinto kung ang impormasyon ay hindi napapanahon. Ang Oracle, Coupa, at iba pa, ay nag-aalok ng mga iniangkop na talatanungan na nagpapahintulot na makolekta ang impormasyon sa angkop na pagsusumikap sa pamamagitan ng isang survey ng supplier. Ang impormasyong iyon ay maaaring awtomatikong dumaloy sa master ng supplier.

Kaya, sa mga tuntunin ng pagpapanatiling napapanahon ang data ng tagapagtustos at pagkatapos ay ipatupad ang desisyon na huwag makipagtulungan sa isang tagapagtustos, magkatulad ang paggana. Ano ang big deal sa network?

Ang PO ay ang Fulcrum para sa Spend Management Solutions

Gamit ang mga solusyon sa pamamahala sa paggastos, ang purchase order ay naghahatid ng pagbabayad sa vendor ng pamamahala ng gastos. Habang ang PO ay pinasimulan sa ERP system, ang mga PO na iyon ay na-route sa pamamagitan ng spend management platform. Kapag ipinadala ng pamamahala sa paggastos ang PO sa supplier, magsisimula iyon ng maliit na transaksyon sa pagbabayad para sa provider ng software sa pamamahala ng gastos. Kung gustong mabayaran ng vendor ng pamamahala sa paggastos, mas mabuting may tumpak na data ng supplier ang invoice. Ang mga vendor sa pamamahala ng paggastos ay binibigyang-insentibo upang makatulong na panatilihing tumpak ang kritikal na data ng supplier ng kanilang mga customer.

Alex Zhong, ang direktor ng marketing ng produkto sa GEP, ay naninindigan na ang isang purchase order (PO) function ay hindi dapat gawin sa labas ng isang pinag-isang platform: "Ang isang mamimili ay maaaring magpadala ng isang PO sa isang supplier, ngunit hindi maibabahagi ang visibility ng na-update katayuan ng order, pagbabago ng mga aktibidad ng order at logistik at impormasyon sa pagbabayad sa isang pinamamahalaan, may gabay na proseso sa pagitan ng mga multi-enterprise na partido, ni hindi magkakaroon ng window sa kung ano ang nangyayari sa ground. Ito ay halos tiyak na hahantong sa mataas na cycle ng mga oras sa pagtupad ng mga order, ang kawalan ng kakayahan para sa parehong plano ng produksyon, mga kakulangan sa imbentaryo o pagkaantala sa paghahatid na dulot ng mga pagkaantala, at/o mataas na mga stock at gastos sa kaligtasan ng imbentaryo dahil sa mahinang pamamahala ng order ng supply. Sa isang nakakagambalang kapaligiran, ang mga isyung ito ay higit na pinalalakas, na nakakaapekto sa katatagan."

Ang Supplier Due Diligence

Kapag ang mga mamimili ay nakikipagtulungan sa mga direktang supplier ng materyal, hinahangad nilang gumawa ng angkop na pagsusumikap. Lumilikha sila ng request for proposal (RFP) at humihingi ng lahat ng uri ng impormasyon: pagmamay-ari ba ang minorya ng iyong kumpanya? Ano ang carbon footprint na nauugnay sa mga produktong ibinibigay mo? Ikaw ba ay financially solvent? At marami, maraming iba pang mga katanungan ay itinatanong din. Ang bawat mamimili ay hihingi ng iba't ibang piraso ng impormasyon, ngunit marami ang gustong matutunan ng mga mamimili ay pareho. Isa sa mga banes ng negosyo ay ang oras at pagsisikap na napupunta sa pagpuno ng mga RFP.

Ngunit sa isang network-based na solusyon, kung ang potensyal na mamimili ay nasa network, ang potensyal na customer na iyon ay may access sa maraming bagay na gusto nilang malaman. Ang pagsisikap na kailangang gugulin ng supplier sa paglikha ng mga RFP ay lubos na napapagaan. Kung mas malaki ang network, mas malamang na ang isang potensyal na mamimili ay nasa network na may isang supplier.

Ang network ng GEP ay may 5 milyong aktibong supplier at nagsasagawa ng higit sa 10 milyong mga transaksyon, at $300 bilyon sa paggastos, sa taunang batayan. Tinatantya ng GEP na halos 35 porsiyento ng paggastos ay direkta.

Pagkatapos ay mayroong Jaggaer. Ang network ng Jaggaer ay mayroong 1800 mamimiling mga customer na pinaglilingkuran ng 5 milyong mga supplier. Mayroong $550 bilyon sa taunang paggastos na nakuha, humigit-kumulang 30 porsiyento ng iyon ay direktang paggastos.

Kasama sa network ng Coupa ang 8 milyong mga supplier, higit sa 2500 mga customer. Ito ay kumakatawan sa $3.6 trilyong gastos sa ilalim ng pamamahala. Ang halaga ng paggastos na iyon na mga direktang materyales ay hindi isinapubliko.

Ang PO ay isang Key Fulcrum Point para sa Spend Management Solutions

Gamit ang mga solusyon sa pamamahala sa paggastos, ang purchase order ay naghahatid ng pagbabayad sa vendor ng pamamahala ng gastos. Habang ang PO ay pinasimulan sa ERP system, ang mga PO na iyon ay na-route sa pamamagitan ng spend management platform. Kapag ipinadala ng pamamahala sa paggastos ang PO sa supplier, magsisimula iyon ng maliit na transaksyon sa pagbabayad para sa provider ng software sa pamamahala ng gastos. Kung gustong mabayaran ng vendor ng pamamahala sa paggastos, mas mabuting may tumpak na data ng supplier ang invoice. Ang mga vendor sa pamamahala ng paggastos ay binibigyang-insentibo upang makatulong na panatilihing tumpak ang kritikal na data ng supplier ng kanilang mga customer.

Alex Zhong, ang direktor ng marketing ng produkto sa GEP, argues na ang isang purchase order (PO) function ay hindi dapat gawin sa labas ng isang pinag-isang platform: "Ang isang mamimili ay maaaring magpadala ng isang PO sa isang supplier, ngunit hindi maibabahagi ang visibility ng na-update na status ng order, baguhin ang mga aktibidad ng order at logistik at impormasyon sa pagbabayad sa isang pinamamahalaan, may gabay na proseso sa pagitan ng mga multi-enterprise na partido, ni hindi magkakaroon ng window sa kung ano ang nangyayari sa lupa. Ito ay halos tiyak na hahantong sa mataas na cycle ng mga oras sa pagtupad ng mga order, ang kawalan ng kakayahan para sa parehong plano ng produksyon, mga kakulangan sa imbentaryo o pagkaantala sa paghahatid na dulot ng mga pagkaantala, at/o mataas na mga stock at gastos sa kaligtasan ng imbentaryo dahil sa mahinang pamamahala ng order ng supply. Sa isang nakakagambalang kapaligiran, ang mga isyung ito ay higit na pinalalakas, na nakakaapekto sa katatagan."

Mga Network at Sourcing

Kung gustong makipagtulungan ng mga kumpanya sa mga bagong supplier, makakatulong ang mga solusyong nakabatay sa network na matukoy ang mga posibleng kumpanyang makakatrabaho. Ang kakayahang ito na makahanap ng mga potensyal na bagong kasosyo sa sourcing ay isang bagay na pinahahalagahan ng parehong bahagi ng buy at sell side na kalahok sa network.

Ngunit ang paghahanap ng mga hindi direktang supplier sa isang network ay mas madali kaysa sa mga direktang supplier. Ang mga serbisyo sa paglilinis ng opisina ay isang kategorya, halimbawa, na may maraming kalahok. Sa kabaligtaran, ang isang bahagi na ginamit sa proseso ng produksyon ay maaaring pasadyang ginawa para sa tagagawa na iyon. Ang paggawa ng sourcing peer group ay hindi kasing simple ng pagtingin sa isang catalogue.

Madalas ding kailangang magkaroon ng lohika na sumisira sa isang bill ng materyal at pagkatapos ay kumukuha ng mga teknikal na detalye na maaaring magamit upang maghanap ng mga supplier sa network. Hindi lahat ng provider ng solusyon sa pamamahala ng gastos ay may ganitong functionality. Ngunit sinabi ni Jim Bureau, ang CEO sa Jaggaer, na ginagawa nila. Ang sourcing ay mas kumplikado sa mga industriya ng proseso kung saan ang mga kumpanya ay gumagamit ng mga recipe sa halip na mga bill ng materyal. “Kami ay nagtatrabaho sa industriya ng parmasyutiko at kemikal, ipinaliwanag ni G. Bureau. "Kung ikaw ay gumagawa ng mga bagong produkto sa mga industriyang ito, kailangan mong makapaghanap ng materyal sa pamamagitan ng kanilang chemical compound structure. Pinapayagan nito ang mga chemist na sabihin, sa antas ng molekular, kung ano ang sinusubukan nilang pagmulan."

Mga Network at Benchmarking

Sinisikap ng mga kumpanya na i-benchmark ang kanilang pagganap laban sa mga kapantay. Ang isang network ng pamamahala sa paggastos ng negosyo ay bumubuo ng malalaking volume ng data. Maaaring gamitin ang data na ito upang matulungan ang mga departamento ng pagkuha na i-benchmark ang kanilang pagganap. Kung ang isang network ay binuo na may wastong mga pahintulot mula sa kanilang mga nangungupahan upang gamitin ang kanilang kumpidensyal na data para sa mga tinukoy na layunin na hindi nakakaapekto sa pagmamay-ari na data. Sa Coupa, binigyan ng pahintulot ng mga procurement professional ang Coupa na pagsama-samahin at i-anonymize ang kanilang data para sa analytics. Tinatawag ng Coupa ang community intelligence na ito. Maaaring makakuha ng benchmarking data ang mga customer ng Coupa, ngunit alam nila na ang data na nauugnay sa kanilang binili – kasama ang presyong binayaran nila at ang mga supplier na pinagtatrabahuhan nila – ay hindi ibabahagi sa iba.

Halimbawa, ang Coupa ay may sukatan na tinatawag na "Risk Management Evaluation Completion Rate" na tumutukoy sa porsyento ng mga questionnaire sa panganib na pinunan ng mga supplier ng isang kumpanya. Sa nangungunang mga organisasyon sa pagkuha, 86.2% ng mga supplier ang pinupunan ang mga questionnaire na ito. Para maging wasto ang mga sukatan ng benchmarking, kailangang nakabatay ang mga ito sa isang malaking sample. Sa 2500 na organisasyong bumibili sa network, ang mga sukatang ito ay malinaw na makabuluhan ayon sa istatistika.

Ang Coupa ay may isang produkto na tinatawag na Risk Aware na gumagamit ng community intelligence upang tumulong sa pagtatasa ng panganib na nauugnay sa pakikipagtulungan sa isang customer. Ang solusyon ay batay sa data ng third party sa panganib - mga marka ng kredito, legal na pag-file, data ng gobyerno, atbp. Ngunit ang data na iyon ay kasal sa data ng transaksyon ng komunidad upang makabuo ng marka ng panganib.

Supply Chain Financing

Ang isang pag-urong ay lilitaw na nalalapit. Sa panahon ng recession, sinusubukan ng mga kumpanya na protektahan ang kanilang cash flow sa pamamagitan ng pagbabayad sa kanilang mga supplier nang mas mabagal. Maaari itong maging kontra-produktibo. Maaari nitong itaboy ang mas maliit na supplier sa labas ng negosyo. Maaaring gamitin ng mga vendor sa pamamahala ng gastos sa negosyo ang data ng network upang makatulong na magbigay ng mas mahusay na mga opsyon sa pagpopondo para sa mga supplier.

Kung ang mga marka ng panganib ng isang supplier ay tumataas (na bahagyang tinutukoy ng katalinuhan ng komunidad), at sila ay isang mahalagang supplier, ang isang mamimili ay maaaring sumang-ayon na bayaran kaagad ang kumpanya kung maaari silang magkaroon ng diskwento. Para sa maliliit na kumpanya, kadalasang mas mahalaga ang daloy ng pera kaysa sa margin.

Ang mga programa sa pananalapi ng supply chain ay inaalok sa kasaysayan ng mga institusyong pampinansyal, ngunit madalas lamang sa mga nangungunang supplier, hindi sa maliliit at katamtamang laki ng mga negosyo na higit na nangangailangan ng mga ito. Gayunpaman, ang mga pampublikong cloud platform ay may kakayahang makita sa pagbili ng mga transaksyon sa pagitan ng mga mamimili at mga supplier. Ang platform ay maaaring gamitin upang ipakita sa isang bangko na ang isang supplier ay may isang invoice at sa gayon ay babayaran sa kalaunan. Ang bangko ay maaaring mag-alok ng isang factoring deal. Sa factoring, ibinebenta ng isang negosyo ang mga account receivable nito (ibig sabihin, mga invoice) sa isang third party – madalas sa isang bangko – nang may diskwento. Maaaring mapabilis ng data ng transaksyon sa network ang mga factor deal na ito habang nagbibigay ng mas mataas na katiyakan sa mga bangko, na maaaring mabawasan ang diskwento na dapat bayaran ng supplier.

Final saloobin

Sa huli, kapag nagpasya ang mga kumpanya sa pagitan ng tradisyonal na ERP procurement solution at ng business spend management solution, ang lalim ng functionality, ang paraan ng pagsasama ng solusyon sa iba pa nilang mga application sa negosyo, at ang halaga ng solusyon, ay lahat ng pangunahing pagsasaalang-alang. Gayunpaman, ang mga naka-network na solusyon ay may ilang natatanging pakinabang.