4 Mga Tip Para Palakasin ang Iyong Kredibilidad

Ang mabisang pakikipag-usap ay masasabing isa sa pinakamahalagang kasanayan para sa iyong tagumpay sa trabaho—at sa natitirang bahagi ng iyong buhay. Kapag nasasabi mo ang iyong punto, ipahayag ang pakikiramay at itanghal nang mahusay ang iyong kaso, bubuo ka ng kredibilidad, tiwala, mga relasyon at isulong ang iyong karera.

Ngunit sa kasamaang-palad, ang komunikasyon ay maaari ding maging mahirap—na may masyadong maliit na oras, masyadong maraming mga paghahati sa pagitan ng mga tao at napakaraming kumplikadong mga ideya na ibabahagi. Ngunit ipinapakita ng isang bagong pag-aaral kung anong mga uri ng komunikasyon ang pinahahalagahan ng mga tao—at samakatuwid kung paano ka makakatrabaho nang pinakamahusay sa iba at makakamit ang mga benepisyo.

May Malaking Epekto ang Komunikasyon

Ang mga kasanayan sa komunikasyon ay may malaking epekto sa pagiging epektibo at kredibilidad. Sa katunayan, kapag ang mga pinuno ay itinuturing na mas epektibong nakikipag-usap—na may higit na init at empowerment—ang mga miyembro ng koponan ay mas nakatuon, epektibo at maging optimistiko, ayon sa isang pag-aaral ng Unibersidad ng Bologna at Wilmar Schaufeli ng Utrecht University.

At sa isa pang pag-aaral ng University of Munster, hinuhusgahan ng mga tao ang istilo ng komunikasyon kaysa sa mga propesyonal na kredensyal sa pagsusuri ng pagiging mapagkakatiwalaan at kredibilidad ng nilalaman at mga eksperto.

Ang Hamon

Ang komunikasyon ay mahirap para sa marami, gayunpaman, at 59% ng mga manggagawang may kaalaman ay nag-aalala tungkol sa pagbawas ng bisa ng komunikasyon, lalo na't sila ay nagtatrabaho ng hybrid—ayon sa isang pag-aaral ni Grammarly. Tinataya ng mga pinuno ng negosyo sa pag-aaral na nawawalan ng average na 7.5 oras bawat linggo ang mga miyembro ng kanilang koponan sa mahinang komunikasyon, na may 72% na nag-uulat na ang kanilang koponan ay nahihirapan sa pagiging epektibo ng komunikasyon.

Bilang karagdagan, 90% ng mga tao ang nagsabi na ang mahinang komunikasyon ay may negatibong epekto tulad ng pagtaas ng mga gastos (45%), hindi nasagot na mga deadline (39%), pagbaba sa reputasyon ng brand (34%) o pagbaba ng produktibidad (28%). At isang pag-aaral ni Pumble ay nagpakita na 86% ng mga tao ay naniniwala na ang kakulangan ng epektibong komunikasyon at mga kasanayan sa pakikipagtulungan ang pangunahing sanhi ng pagkabigo sa lugar ng trabaho—at na kapag ang mga koponan ay epektibong nakikipag-usap, maaari nitong mapataas ang produktibidad ng hanggang 25%.

Mas Mahusay na Pakikipag-usap

Ngunit posibleng makipag-usap nang mas mabisa at magtamasa ng higit pang mga gantimpala ng komunikasyon—gaya ng higit na kredibilidad at mas mabuting relasyon din.

#1 – Maging Mapili

Maaaring makakuha ng masamang rap ang email bilang isang timewaster, ngunit mas gusto ito ng karamihan sa mga tao. Sa katunayan, ayon sa pag-aaral ni LiveCareer, ito ay nasa itaas ng listahan sa mga tuntunin ng kung paano gustong makipag-ugnayan ng mga tao sa trabaho. Ito ang mga paboritong paraan ng komunikasyon sa trabaho ng mga tao:

• Mga email, 49%
• Mga tawag sa telepono, 23%
• Mga instant messaging app, 21%

At sa mundong may napakaraming pagpupulong, maaaring maging malugod na alternatibo ang email. Sa isang pag-aaral ni mmhmm, 57% ng mga tao ang nagsabi na ang isang pulong ay maaaring naiwasan sa pamamagitan ng paggamit ng isang email, madalas o napakadalas.

Magkaroon ng kamalayan sa kung ano ang mas gusto ng mga tao sa pangkalahatan, at gumamit ng email nang may kumpiyansa—lalo na kapag maaaring palitan ng email ang isang pulong. Bilang karagdagan, gamitin ang panuntunan ng lima sa email. Kung ang isang email ay tatagal ng higit sa limang minuto upang basahin, magsama ng higit sa limang linya o nangangailangan ng higit sa limang palitan upang makakuha ng resolution, maaaring mas mahusay na kunin ang telepono. Sa kabilang banda, kung kailangan mong makipag-usap ng maraming detalye na kakailanganing i-refer ng mga tao sa ibang pagkakataon, maaaring ang email ang perpektong paraan ng komunikasyon.

Ngunit isaalang-alang din kung ano ang gusto ng mga indibidwal. Para sa ilan, ang pag-text para sa mga layunin ng trabaho ay isang hindi naaangkop na paglabag sa mga hangganan, ngunit para sa iba ito ay tinatanggap nang mabuti. O sa ilang mga kaso, maaaring makaligtaan mo ang isang tao na may chat sa Mga Koponan, ngunit madali silang mahuli sa email. At para sa tindero na palaging nasa kanilang sasakyan, maaaring gumana ang mga tawag sa telepono.

#2 – Mag-live

Bagama't ang karamihan sa trabaho ay nawala, mayroon pa ring napakalaking halaga sa live na komunikasyon. Ayon sa pag-aaral ng LiveCareer, 83% ng mga respondent ang sumang-ayon na ang online na komunikasyon ay mas malamang na magdulot ng hindi pagkakaunawaan kaysa sa personal na komunikasyon. Nang kawili-wili (o nakakatakot), totoo ito lalo na sa pangangalagang pangkalusugan kung saan 97% ang naniniwalang nagdulot ng kalituhan ang online na komunikasyon.

At 81% ng mga tao ay natagpuan ang online na komunikasyon na mas matagal kaysa sa personal na komunikasyon. Maaaring mas matagal bago kumonekta, ngunit kapag nagawa mo na, malamang na mas madaling malutas ang mga tanong o magbahagi ng impormasyon nang personal.

Ang magic ng face-to-face na komunikasyon ay siyempre ang densidad ng impormasyon na magagawa mo. Maaari kang magbahagi ng mga nuances ng impormasyon at emosyon na nauugnay sa isang isyu at mabilis na malutas kapag maaari mong isama ang hindi berbal na impormasyon na nagmumula sa mga live na talakayan. Kahit na ang mga tawag sa telepono ay nagbibigay-daan para sa higit na pagpapalitan ng density ng impormasyon sa pamamagitan ng mga tono ng boses, bilis ng pagsasalita o pag-pause sa pag-uusap.

At ang mga live na talakayan ay bumubuo rin ng mga relasyon nang mas epektibo. Kapag sabay kang umiikot o nagkibit-balikat, pinagkakatiwalaan mo ang isang tao sa iyong emosyon o kawalan ng katiyakan. Kapag nakasandal ka, nakipag-eye contact, nag-aalok ng pakikiramay o sabay na tumawa, ipinapakita mo ang iyong pagkaasikaso at presensya sa isang tao.

Kaya, magpakita sa opisina, tumawag sa isang tao sa iyong video platform o kunin ang telepono upang malutas ang mga isyu.

#3 – Mamuhunan ng Oras

Kung gumugugol ka ng oras sa pagsuri ng mga email, ikaw ay nasa mabuting kumpanya. Karamihan sa mga tao (40%) ay gumugol ng dalawa hanggang tatlong oras sa isang araw sa pagsuri ng email. Sinundan ito ng 33% ng mga tao na gumugol lamang ng isa o dalawang oras.

Ang oras na ginugol ng mga tao sa pagsuri sa email ay bahagyang nakabatay sa panunungkulan. Ang mga may isa o dalawang taon lang na karanasan sa trabaho ay gumugol ng pinakamababang oras sa pagsuri sa email at ang mga may pinakamahabang panunungkulan ay gumugol ng pinakamaraming oras. Maaaring nakabatay ito sa trapiko ng email na natanggap nila o sa mga posisyong kinalalagyan nila. Kung pinalawak ng mga tao ang kanilang mga koneksyon at impluwensya sa kanilang mga karera, maaaring nasa mas maraming komunikasyon o email loop sila, na nangangailangan ng kanilang oras at atensyon.

Mukhang mahirap linisin ang email box. Sa kabila ng 69% ng mga tao na gumugugol ng isa hanggang tatlong oras sa pag-aayos at pagtanggal ng mga email bawat linggo, 38% lang ang nagkaroon ng matamis na lasa ng "inbox zero" na walang mga email sa kanilang pila.

Ang pakikipag-usap nang epektibo ay nangangailangan ng oras, ngunit sulit din ang pagsisikap. Mga pinuno na kasalukuyan at naa-access malamang na sila ang mas pinagkakatiwalaan. At ang mga kasamahan na tumutugon at mahusay sa pagsunod ay ang mga taong mas gusto na magtrabaho kasama. Ang mga gawi na ginagawang mas naa-access at tumutugon ay binabawasan ang bias ng proximity at nagdaragdag sa iyong kredibilidad.

Kaya tumingin sa mga email at mabilis na tumugon sa mga madali o kung saan naghihintay sa iyo ang mga tao upang ipagpatuloy ang kanilang sariling gawain. Susunod, unahin ang mga email na mahalaga, ngunit mangangailangan ng higit sa iyong oras o konsentrasyon. At i-cluster ang mga ito para makapagtakda ka ng mga bloke ng oras upang tumugon kapag mayroon kang nakatutok na panahon.

#4 - Maging Tumutugon

Ang mga inaasahan para sa oras ng pagtugon sa email ay tumaas, na ang karamihan ng mga tao ay nagnanais ng sagot sa isang email sa loob ng ilang oras:

• 1–2 oras, 19%
• 3–6 oras, 39%
• 7–12 oras, 32%
• 13–23 oras, 7%
• 24 na oras at higit pa, 3%

Bilang karagdagan, ang mga tao ay madalas na tumutugon sa mga email sa labas ng mga oras ng pagtatrabaho—na may 84% na nagsasabing tinitingnan nila ang mga inbox sa trabaho sa labas ng mga oras ng trabaho. Nang tanungin kung gaano kadalas sila nag-check ng email, 49% ang nagsabing nag-check sila ng email kada ilang oras, 20% ang nag-check kada oras at 24% ang nag-check isang beses bawat araw.

Ang iyong pinakamahusay na mapagpipilian ay suriin ang email sa isang rate na tumutugma sa iyong mga kinakailangan sa trabaho at sa iyong istilo. Kung ikaw ay nasa isang tungkulin na nangangailangan ng mas agarang pag-follow up, malinaw na gugustuhin mong suriin nang mas madalas. Ngunit maaari mo ring isaalang-alang ang iyong sariling kagustuhan para sa mga hangganan.

Para sa ilang mga tao, ang pagsuri nang mas regular ay talagang nakakapag-alis ng stress—pagtapos ng mga bagay at pag-alis ng kanilang mga plato at nag-aalok ng kasiyahan. Para sa ibang tao, maaaring mas mahusay na magtakda ng mga lalagyan ng oras sa araw kung kailan maaari kang dumalo sa mga email nang sabay-sabay.

Maaari ka ring magtatag ng mga hangganan sa mga kasamahan. Maging transparent tungkol sa kung paano mo gustong makatanggap ng komunikasyon, kung gaano kadalas mo titingnan at kung ano ang maaasahan ng mga tao sa mga tuntunin ng iyong pag-follow up. Ang pagiging bukas tungkol sa iyong mga diskarte sa trabaho ay makakatulong sa iyo at sa iyong mga katrabaho na maging mas epektibo—alam kung ano ang aasahan sa isa't isa.

Ang balanse

Ang iyong propesyonal na kredibilidad ay batay sa maraming mga kadahilanan, ngunit ang pag-follow up, pagsubaybay at mahusay na komunikasyon ay nasa tuktok ng listahan sa mga tuntunin kung paano ka pahalagahan ng mga tao, matutong umasa sa iyo at magnanais na makipagtulungan sa iyo.

Magtakda ng malusog na mga hangganan para sa iyong sarili, ngunit isaalang-alang din kung ano ang kailangan ng mga kasamahan sa koponan mula sa iyo upang maging matagumpay. Ang pagbabalanse ng iyong mga pangangailangan at mga pangangailangan ng iba ay nakakatulong sa iyong tagumpay, ngunit gayundin sa iyong kaligayahan at katuparan.